Pengalaman mengurus visa pelajar ke jepang

Assalamualaikum wr wb…

akhirnya, setelah sempet deg2an, visa pelajar saya ke jepang jadi! ih menyenangkan sekali rasanya, sungguh. selama ini perasaan ada aja halangan yang bikin deg2an. tiketlah, certificate of eligibility lah, visa lah. sekarang alhamdulillah, semua sudah terpenuhi. setelah sibuk beberapa bulan ke belakang mengurus berbagai macam hal, akhirnya saya bisa agak tenang dan tinggal melakukan persiapan akhir sebelum berangkat ke jepang tanggal 2 september, yaitu packing!

mengenai packing, akan saya ceritakan di postingan lain ya. sekarang saya pengen menceritakan proses pembuatan visanya.

jadi, gimana sih cara pembuatan visa pelajar ke jepang? prosesnya sebenarnya simple, jadi jangan percaya kalau ada yang bilang birokrasi kedutaan besar jepang itu selalu ribet. persyaratan yang dibutuhkan adalah paspor dan fotokopinya, formulir permohonan visa, pas foto terbaru (kurang dari 6 bulan) berwarna dengan latar belakang putih ukuran 4,5 x 4,5cm, certificate of eligibility dan fotokopinya, serta yang terakhir, ktp dan fotokopiannya. lengkapnya silakan kesini

sejak dapat pengumuman keterima beasiswa ini bulan maret lalu, saya sebenarnya udah pengen cepet2 ngurus visa. biar tenang gitu kan, secara pernah dapet info kalo ngurus visa itu tidak cepat dan butuh proses, selain itu ada kemungkinan ditolak juga. tetapi, untuk mengurus visa pelajar ke jepang, tidak bisa cepat2, karena dibutuhkan sebuah certificate of eligibility.

apakah certificate of eligibility itu? apakah itu sama dengan letter of acceptance dari kampus? menurut pengertian saya, certificate of eligibility adalah dokumen yang dikeluarkan dari kantor imigrasi jepang yang menyatakan bahwa kita memenuhi syarat untuk diijinkan masuk jepang. biasanya, certificate of eligibility ini diurus oleh pihak sekolah kita di jepang. jadi bila kita telah diterima menjadi mahasiswa suatu kampus di jepang, kampus tersebut akan mengeluarkan letter of acceptance, atau surat penerimaan kita. nah setelah itu, pihak sana akan mengurus certificate of eligibility kita di imigrasi jepang. ketika CoE sudah jadi, mereka akan mengirimkannya pada kita dan kita akan menggunakan sertifikat itu untuk melamar visa pelajar disini.

nah, certificate of eligibility ini, keluarnya ga secepet nada ngerapnya nicki minaj ya. emang harus bersabar dulu. saya aja, yang dinyatakan keterima sejak april lalu baru dapet certificatenya minggu lalu. lamanya keluar ini sempet bikin dag dig dug banget sih, soalnya tiket pesawat udah saya beli sejak pertengahan juli, tapi CoE ini ga ada tanda2 mau nyampe. saya betul2 berada dalam tahap insecure sampe selasa lalu bu ofi sms saya, menginformasikan kalau ada paket dari jepang. dengan excited, rabu saya ambil ke jatinangor, kamisnya langsung ke jakarta, ke kedubes jepang.

saya berangkat dari bandung jam 5 pagi, naik travel daytrans ke arah sarinah. saya berangkat sendirian, karena teman saya Nurul, berangkat langsung dari rumahnya di Jakarta. saya belum pernah sama sekali ke kedutaan jepang, sama sekali ga tau gedungnya dimana dan seperti apa. beruntung, ada google maps. sehari sebelum pergi, saya sempatkan googling dulu dimana lokasi kedubes dan bagaimana bentuk gedungnya, agar besoknya tidak mengalami nyasar – nyasar yang kurang perlu.

ternyata, kedutaan jepang itu terletak di pusat kota jakarta, jl MH. Thamrin No. 24, hanya beberapa meter dari terminal busway bundaran HI. 

setelah mengetahui lokasinya, saya akhirnya bergerilya menelpon jasa travel bandung – jakarta. saya memang selalu menggunakan jasa travel bila ingin berpergian dari bandung ke jakarta, alasannya pertama karena saya tidak banyak mengetahui jalan2 jakarta, dan kedua karena travel adalah sarana transportasi yang paling efisien bagi saya. banyak sekali yang saya telpon, tapi tidak ada travel yang pool nya bener2 di bunderan hi, sesuai yang saya inginkan. xtrans punya pool terdekat di blora, cititrans di scbd, semanggi, cipaganti di cikini, daytrans dan baraya di sarinah. setelah berdiskusi dengan nurul, saya memutuskan untuk naik daytrans jam 5 pagi dari cihampelas ke sarinah, karena katanya sarinah yang paling dekat dengan kedubes.

sampai di jakarta, betapa kebetulannya ternyata daytrans yang saya naiki lewat bunderan HI, jadilah saya turun disana. setelah dikasitau beberapa penumpang travel lain dimana letak kedubes jepang, dengan semangat saya menuju kedubes. ternyata memang tidak jauh dari bunderan HI. gedungnya coklat keabu abuan, diapit oleh Plaza Indonesia dan Plaza Ex di kanan kirinya.

saya sampai di kedubes jam setengah 9 pagi. alhamdulillah, lancar tanpa nyasar. saat itu, Nurul belum datang, dan ia menyarankan saya menunggu di perpustakaan kedubes lantai dua. saat saya mau masuk kedutaan, ternyata eh ternyata, memang tidak bisa langsung masuk begitu saja ya. jadi awalnya, kita bakal dihadang satpam dulu, yang akan menanyakan ada urusan apa kita. setelah saya bilang saya mau lamar visa, satpam membukakan pintu untuk saya (pintunya ga bisa sembarangan terbuka ya, senantiasa dikunci dan baru dibuka kalo lampunya ijo), akhirnya saya bisa masuk. setelah itu saya harus menitipkan kartu identitas saya disana, lalu diberikan nomor gitu seperti penitipan barang.

habis itu, kita akan disuruh masuk ruangan tempat pengecekan barang2 kita, persis seperti di airport. saya yang baru pertama kali ke kedubes sempet melongo juga, ga nyangka pengamanannya seketat ini, sampe harus xray barang2 segala! asli deh level kenorakan saya meningkat, haha. setelah itu barulah kita bisa ke dalam untuk mengurus visa.

sejam kemudian, Nurul akhirnya datang dan kami kemudian mengambil nomor antrian. yang saya suka dari pengurusan visa ini adalah prosesnya yang betul2 cepat. serius lho, ngurus visa itu cepet, asal persyaratannya lengkap. antriannya ga banyak, ga kaya ngurus paspor yang dimana kita harus ngantri super lama dan dateng super pagi. di sana, ada 3 loket yang dibuka untuk visa, satu loket khusus buat travel agent yang mengurusi visa2 para calon turis mereka, dua loket lagi untuk umum. antriannya cepat, ga sampai 15 menit nomor saya sudah dipanggil. mungkin karena orangnya tidak terlalu banyak, dan urusan berkasnya tidak terlalu ribet. tempat menunggunya pun enak, ruangan ber-ac dengan banyak kursi.

saat nomor saya dipanggil, saya serahkan semua persyaratan, kemudian stafnya menyerahkan kertas kecil yang berisi kolom2 data untuk saya isi. kertas itu terdiri dari dua bagian, seperti nota2 toko. bagian putih untuk disimpan kedubes, bagian kuning untuk disimpan saya, dan digunakan untuk mengambil visa yang katanya selesai 4 hari kerja kemudian. waktu itu saya mengurus kamis, jadi kalau diitung 4 hari; jumat, senin, selasa, rabu bukan? tapi stafnya bilang visanya diambil selasa. jadi 4 hari kerja itu dihitung dari hari kamis. sangat menyenangkan!

hari selasanya , saya datang lagi ke kedubes untuk mengambil visa. berbeda dengan saat mengajukan, kali ini saya sampai sana siang, karena pengambilan visa itu jadwalnya dari jam 13.30 sampe jam 16.00 kalau ga salah, sementara pengajuan visa mulai dari jam 08.30-12.00 siang. jadi kalau anda mau mengajukan visa, hati2 sama waktunya ya.

eniwei, saat pengambilan, kita harus mengambil nomor antrian di tempat yang sama, dan mengantri di loket yang sama. cuma kali ini saya dan nurul harus menunggu agak lama. kami masuk ke tempat visa itu jam setengah 2 pas, nomor kami baru dipanggil sekitar 30 menit setelahnya. tapi tetap sih itu tidak lama bila dibandingkan dengan mengurus paspor kemarin, haha.

saat dipanggil, yang harus dikasi ke petugas adalah kertas kuning itu. petugasnya kemudian akan mencarikan paspor kita (yang telah dilampirkan visa jepang). habis itu barulah kita bayar biaya visanya, yaitu sebesar Rp 325.000,-, dan finally, visa pelajar saya jadi!

serius saya terharu gini karena visa saya jadi,  ga bisa berenti senyum haha..

intinya sih, seperti yang saya bilang tadi, urusan visa itu sebetulnya tidak ribet dan tidak lama, asal persyaratannya lengkap. berikut adalah langkah2 mengurus visa pelajar dari saya;

1. pastikan dulu daerah anda masuk dalam wilayah yurisdiksi kedutaan jepang yang mana. kan ga lucu juga gitu kan kalau misalnya anda tinggal di sulawesi terus pas udah jauh2 ke jakarta mau ngurus visa eh ditolak gara2 ga masuk yurisdiksinya. mengenai yurisdiksi, silakan lihat disini

2. download formulir dari website kedutaan jepang, isi sebaik2nya. untuk visa pelajar, bagian perusahaan, isi dengan nama universitas di Indonesia sementara perusahaan serta pengundang di jepang isi dengan nama universitas disana.

3. fotonya berwarna, latar belakang putih, ukurannya 4,5cm x 4,5cm yah, jangan sampai salah lho.

4. fotokopi paspor, dan certificate of eligibility (serta aslinya) dan fotokopi ktp. kalau saya sih juga menyertakan fotokopi tiket pesawat.

5. apabila anda penerima beasiswa monbukagakusho (monbusho /mext), sebelum mengurus visa, anda harus mengunjungi bagian pendidikan di dalam perpustakaan di lantai dua. nanti anda akan disediakan formulir khusus, dan diberikan surat pengantar untuk mengurus visa di lantai satu. jangan lupa persiapkan formulir pendaftaran monbusho anda yah. oh, dan untuk penerima monbusho, visanya gratis, jadi jangan khawatir soal okane haha.

6. datang sesuai waktunya yah, untuk mengajukan visa, dari jam 08.30-12.00, sementara untuk mengambil dari jam 13.30 – 16.00.

7. perhatikan nomor antrian anda, jangan sampai terlewat, karena kalau sudah terlewat, anda harus mengambil lagi nomor antrian baru dan mengantri lagi.

8. untuk jaga2, siapkan letter of acceptance, akte lahir, ijazah terakhir, kartu keluarga, bukti rekening tabungan sponsor serta fotokopinya.

9. bila mau lebih tenang mengenai persyaratannya, silakan telpon dulu kedutaan untuk  seperti yang saya lakukan sebelum mengajukan. stafnya cukup helpful kok.

baiklah, sekian pengalaman dari saya. semoga sukses dan sampai bertemu di jepang!